CUENTAS DEL BALANCE GENERAL
El balance general debe presentar la situación financiera de la cooperativa para la fecha del mismo, a cuyo efecto incluirá la totalidad de las cuentas que correspondan al Activo, al Pasivo y al Patrimonio. Deberá presentar las cuentas que lo integran, debidamente clasificadas dentro de las siguientes agrupaciones:
1. Activo: Son todos los bienes, tangibles e intangibles, propiedad de la cooperativa, y aquellos gastos efectuados, atribuibles a futuros años o periodos económicos. Estará integrado de la siguiente manera: Activo circulante, cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, inversiones, activo fijo, activo intangible, cargos diferidos y otros activos. Dentro de este grupo de cuentas se identifican las siguientes:
1.1 Activo Circulante
Esta constituido por las cuentas que representen efectivo, u otros activos y recursos que razonablemente se consideren susceptibles de convertirse en efectivo, o de consumirse o transformarse dentro del lapso de un año o en el ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Estas cuentas deben ordenarse según su grado de convertibilidad en efectivo, e incluirse separadamente, en cuanto sea aplicable así:
Efectivo: Esta constituido por los activos representados en moneda o su equivalente, de disponibilidad inmediata. Las partidas en moneda extranjera deben convertirse a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance general. Entre estas cuentas se encuentran: caja chica, caja general y los bancos.
1.1.1.101 Caja
1.1.102 Caja chica
1.1.1.201 Bancos
Inversiones Temporales: Están constituidos por títulos valores y se clasifican según la intención del propietario de la inversión:
*Inversiones Temporales: Son inversiones negociables representadas por valores o instrumentos de inversión negociables, convertibles en efectivo a corto plazo y tienen un mercado activo, tales como las bolsas de valores. Deberán valorarse al cierre del año o periodo económico con base a su valor de mercado. Los efectos por las variaciones deben incluirse en los resultados del año o periodo económico. Entre estas se encuentra: colocaciones bancarias.
*Inversiones Disponibles para la Venta: Son inversiones en títulos de deuda o de capital, respecto a las cuales se tiene la intención de mantenerlas disponibles para la venta.
* Inversiones conservadas hasta su vencimiento: Se incluyen en esta categoría títulos de deuda cuando se tiene la intención de mantener la inversión en estos valores hasta su vencimiento. Cuando el vencimiento sea mayor a un año, se debe presentar como activo a largo plazo, en el rubro de las inversiones. Dichas inversiones deberán valorarse al cierre del año al costo amortizado.
Cuentas y Efectos por Cobrar: Están constituidos por créditos a favor de la entidad y originados por las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales de la cooperativa, e incluyen efectos o documentos por cobrar. Entre estas se encuentran: cuentas y efectos por cobrar comerciales, cuentas por cobrar departamentos, cuentas por cobrar organismos de integración, cuentas por cobrar cooperativas, cuentas o anticipos a asociados, y las cuentas por cobrar a los trabajadores de la cooperativa.
Provisión Para cuentas por Cobrar Incobrables: Las pérdidas estimadas por cuentas incobrables, deben registrarse en una cuenta separada “Provisión para cuentas incobrables o de cobro dudoso”, y mostrar su saldo como una deducción de las cuentas y efectos por cobrar.
Los Inventarios (Existencias): Están constituidos por las siguientes partidas, en cuanto sea aplicable:
Inventario de mercancías.
Inventario de Productos Terminados
Inventario de Productos en Proceso
Inventario de Materias Primas
Inventario de Materiales Indirectos y suministros de fabrica
Mercancía en Tránsito.
Materiales y Suministros
Otros Inventarios distintos a los antes mencionados.
Prepagados: Gastos Pagados por Anticipado: Están constituido por las partidas que representen servicios u otros conceptos pagados que aún no han sido recibidos en su totalidad, y van a ser absorbidos como gastos en el año siguiente. En este grupo se encuentra: los seguros pagados por anticipado, intereses pagados por anticipado, y los alquileres pagados por anticipado.
Cuentas y Efectos por Cobrar a Largo plazo: Están constituidas por créditos cuyo vencimiento debe efectuarse dentro de un plazo mayor a un (1) año, o al del ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Las cuentas que integran esta agrupación deben mostrarse separadamente, indicando si corresponden o no, a operaciones normales de la asociación cooperativa. En el caso de cuentas por cobrar comerciales, estas deben presentarse con su correspondiente estimación para cuentas de cobro dudoso. Además, debe informarse en las notas a los estados financieros la tasa de interés que devengan las principales cuentas.
Inversiones a Largo Plazo: Están constituidas por cuentas que representan inversiones clasificadas como permanentes, así como las inversiones a largo plazo en títulos valores, y bienes inmuebles. En este grupo se encuentran: los Certificados Organismos de Integración, terrenos e inmuebles con fines especulativos.
Activo Fijo (Propiedades, planta y equipos): Están constituidos por cuentas que representan activos de carácter permanente, de naturaleza tangible, que no estén destinados a la venta y que serán usados en las operaciones regulares del negocio. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como terrenos, edificaciones, instalaciones, maquinarias y equipos, mobiliario, vehículos, y activos fijos en proceso de construcción o instalación. Debe señalarse la base de valuación; y en los casos en que este no sea el costo de adquisición o de construcción, debe indicarse como se determino la valuación adoptada. Las Depreciaciones acumuladas, deben registrarse en una cuenta separada que identifique el activo al cual se aplica por ejemplo en el caso del edificio, “Depreciación acumulada edificio”, y mostrar su saldo como una deducción de la cuentas de activo fijo afectada (Edificio - Depreciación Acumulada).
Activo Intangible: Esta constituida por cuentas que representan derechos de carácter relativamente permanente, y que tienen valor jurídico o económico como medios para la realización de las operaciones normales de la cooperativa. En caso de que los activos intangibles, individualmente considerados, no representen montos de importancia, pueden presentarse bajo una denominación genérica. En cuanto sea aplicable, las cuentas que deben ser agrupadas dentro del activo intangible son: las patentes, marcas de fábrica, nombres comerciales, plusvalía y otras de semejante naturaleza. Las cuentas que forman parte de esta agrupación y que por su naturaleza son objeto de amortización deben ser presentadas separadamente. Debe establecerse la base de valuación e indicarse el método de amortización y el monto aplicable al año o periodo económico. En todo caso, los activos intangibles deben presentarse separadamente si son de importancia. Entre las no amortizables se encuentre: Licencias, y entre las amortizables: Patente de invención, Derecho de autor, campaña publicitaria, gastos de organización.
Otros Activos: Están constituidos por cuentas que representan cualquier otro activo no determinado dentro de las agrupaciones precedentes e incluirán las siguientes partidas:
a) Las cuentas a cobrar no circulantes, correspondientes a asociados y empleados de la cooperativa.
b) Los Fondos especiales para pensiones, jubilaciones y conceptos similares.
c) Los activos fijos que estén fuera de uso y destinados a la venta.
d) Depósitos dados en garantía.
e) Efectos por cobrar en litigio.
Pasivo: Son todas las obligaciones reales, estimadas, eventuales y contingentes de la cooperativa, y aquellos ingresos percibidos atribuibles a futuros años o periodos económicos. Este integrado de la siguiente manera y en orden para su presentación: Pasivo circulante, pasivo a largo plazo, apartados, créditos y otros pasivos.
Pasivo Circulante: Están constituidos por las cuentas que representen deudas y obligaciones reales o estimadas, que deben ser pagadas en el lapso de un año o en el ciclo normal de operaciones de la cooperativa, y para cuya liquidación se espere utilizar activo circulante o la creación de otro pasivo circulante. Debe mostrar separadamente, cuando su importancia lo amerite, las siguientes partidas: Préstamos y sobregiros bancarios, papeles comerciales, efectos y cuentas por pagar, gastos acumulados, intereses vencidos, excedentes determinados para su distribución entre los asociados, porción circulante de las obligaciones a largo plazo, saldos acreedores de cuentas a cobrar y otras deudas de la misma naturaleza. También deben incluirse en efectos y cuentas por pagar aquellas obligaciones por concepto de adquisición de bienes y servicios correspondiente a las operaciones normales de la cooperativa, y que estén formalizadas por facturas o títulos de crédito debidamente emitidos y aceptados. Tanto las cuentas como los efectos por pagar, deben mostrarse separadamente cuando representen cifras de relativa importancia. Aquellas obligaciones que, en virtud de su naturaleza, no puedan ser clasificadas adecuadamente dentro de las partidas o cuentas que se presentan separadamente dentro del pasivo circulante, deben presentarse como otras cuentas por pagar. Entre estos pasivos se encuentran: Crédito u obligaciones bancarias, Documentos a pagar a corto plazo, documentos a pagar departamentos, documentos a pagar organismos de integración, documentos a cobrar cooperativas, retención INCE, retención seguro social por pagar, retención política habitacional, los gastos acumulados por pagar (Aporte Seguro Social y paro forzoso, Aporte Ley Política habitacional, Aporte INCE), ahorros a pagar y excedentes por pagar.
Pasivo a Largo Plazo: Esta constituido por cuentas que representen deudas y obligaciones reales a largo plazo contraídas por la cooperativa. Deben separarse según su clase y tipo. Se deberá presentar un cuadro resumen por año de los vencimientos a largo plazo.
Apartados: Están constituidos por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más años o periodos económicos precedentes destinados a presentar obligaciones de carácter eventual o contingente que mantienen la cooperativa, tales como indemnizaciones laborales, incluyendo la provisión para pagos adicionales por despidos injustificados calculada con base a la experiencia de estos pagos por parte de la cooperativa, garantías otorgadas a terceros, garantías sobre productos o servicios vendidos, litigios pendientes, mantenimiento del activo fijo, indemnizaciones contractuales y otros conceptos de la misma naturaleza. Entre estos apartados se encuentre el apartado para prestaciones sociales.
Créditos Diferidos: Están constituidos por cuentas que representan ingresos recibidos por la entidad y cuyos efectos son atribuibles a futuros años o periodos económicos. Entre estos se encuentran los intereses cobrados por anticipado.
Otros Pasivos: Están constituidos por cuentas que representan obligaciones que no deben ser incluidas, por razones de su naturaleza, en las agrupaciones anteriores. Deben mostrar separadamente aquellas partidas que tengan relativa importancia. Entre este grupo se encuentran los depósitos recibidos en Garantía.
Patrimonio: Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo, y representa el valor según libros de la inversión de los asociados de la cooperativa. Esta integrado de la siguiente manera para fines de su presentación: Capital Cooperativo: Certificados de Aportación, Certificados de Asociación, Certificados Rotativos, Certificados de Inversión; las Donaciones, Legados o cualquier otro aporte a titulo gratuito destinado a integral el capital de la cooperativa; Fondos y Reservas irrepartibles: reservas de emergencia, fondo de educación, fondo de protección social y otros fondos permanentes. Esta constituido por aquellas cuentas que representan la inversión de los asociados de la cooperativa. Dentro de esta agrupación deben incluirse separadamente, las siguientes cuentas:
Capital Social Cooperativo Suscrito: Certificados de Aportación
Menos Certificados de Aportación no pagados
Certificados de Inversión
Certificados Rotativos
La cuota no pagada de los certificados debe mantenerse como una deducción hasta tanto ingrese efectivamente.
Donaciones y legados: Constituyen patrimonio Irrepartible de la cooperativa, en consecuencia no podrán distribuirse entre los asociados.
Fondos y Reservas Irrepartibles: Son patrimonio Irrepartible de las cooperativas, dado que no podrán distribuirse entre los asociados a ningún titulo, ni acrecentarán las aportaciones individuales de los asociados.
- Fondo de Reserva de Emergencia:
- Fondo de Educación
- Fondo de Protección Social
- Otros Fondos de Reservas establecidos en los Estatutos de la Asociación Cooperativa.
Excedente (déficit) del Ejercicio: Esta representado por la sumatoria de los Excedentes o (Déficit) Neto Repartible del ejercicio, no distribuido por los asociados.
Fondo de Reserva de Emergencia: Este fondo será utilizado cuando una cooperativa tenga pérdidas en su ejercicio económico, hasta el monto de las mismas.
Atenta
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